Frá Menningarfélaginu Bergi ses; Framtíðarfyrirkomulag á rekstri og skipulagi- ósk um viðræður

Tekið fyrir erindi frá Menningarfélaginu Bergi ses, rafpóstur dagsettur þann 15. júní 2022, þar sem félagið óskar eftir viðræðum við Dalvíkurbyggð um framtíðarfyrirkomulag á rekstri og skipulagi í Menningarhúsinu Bergi.

Freyr Antonsson kom inn á fundinn undir þessum lið sem gestur kl. 13:54.


Freyr vék af fundi kl. 14:26.

Undir þessum lið kom á fund byggðaráðs Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna, kl. 14:05.
Freyr Antonsson, vék af fundi kl. 14:05, undir þessum lið vegna vanhæfis.

Á 1029. fundi byggðaráðs þann 21. júní 2022 var eftirfarandi bókað:
"Tekið fyrir erindi frá Menningarfélaginu Bergi ses, rafpóstur dagsettur þann 15. júní 2022, þar sem félagið óskar eftir viðræðum við Dalvíkurbyggð um framtíðarfyrirkomulag á rekstri og skipulagi í Menningarhúsinu Bergi. Freyr Antonsson kom inn á fundinn undir þessum lið sem gestur kl. 13:54. Freyr vék af fundi kl. 14:26. Byggðaráð samþykkir samhljóða með 2 atkvæðum að óska eftir frekari gögnum frá Menningarfélaginu Bergi ses og fá m.a. minnisblað framkvæmdastjóra Bergs ses og forstöðumanns safna til Menningarfélagsins. Einnig að sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs er falið að taka saman möguleg áhrif á rekstur og starfsemi málaflokksins 05. Freyr tekur ekki þátt í atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis."

Með fundarboði byggðaráðs fylgdu ýmis gögn til að varpa ljósi á þá vinnu sem hefur farið fram á undanförnum árum um framtíðarfyrikomulag á rekstri og skipulagi Menningarhússins Bergs ásamt gildandi samningum á milli aðila.

Sviðsstjóri fræðslu- og menningarsviðs og forstöðumaður safna fóru yfir þá kosti sem eru í stöðunni varðandi möguleg áhrif á rekstur og starfsemi málaflokks 05 vegna aðkomu sveitarfélagsins.

Freyr Antonsson kom inn á fundinn sem gestur kl. 14:30.

Björk Hólm vék af fundi kl.14:47.
Gísli Bjarnason vék af fundi kl. 14:47.
Freyr Antonsson vék af fundi kl. 14:47.

Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu og menningarsviðs fór yfir stöðuna á málinu.

Á 1033. fundi byggðaráðs þann 14. júlí sl. var eftirfarandi bókað:
"Undir þessum lið kom á fund byggðaráðs Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna, kl. 14:05.
Freyr Antonsson, vék af fundi kl. 14:05, undir þessum lið vegna vanhæfis.

Á 1029. fundi byggðaráðs þann 21. júní 2022 var eftirfarandi bókað:
"Tekið fyrir erindi frá Menningarfélaginu Bergi ses, rafpóstur dagsettur þann 15. júní 2022, þar sem félagið óskar eftir viðræðum við Dalvíkurbyggð um framtíðarfyrirkomulag á rekstri og skipulagi í Menningarhúsinu Bergi. Freyr Antonsson kom inn á fundinn undir þessum lið sem gestur kl. 13:54. Freyr vék af fundi kl. 14:26. Byggðaráð samþykkir samhljóða með 2 atkvæðum að óska eftir frekari gögnum frá Menningarfélaginu Bergi ses og fá m.a. minnisblað framkvæmdastjóra Bergs ses og forstöðumanns safna til Menningarfélagsins. Einnig að sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs er falið að taka saman möguleg áhrif á rekstur og starfsemi málaflokksins 05. Freyr tekur ekki þátt í atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis."

Með fundarboði byggðaráðs fylgdu ýmis gögn til að varpa ljósi á þá vinnu sem hefur farið fram á undanförnum árum um framtíðarfyrikomulag á rekstri og skipulagi Menningarhússins Bergs ásamt gildandi samningum á milli aðila.

Sviðsstjóri fræðslu- og menningarsviðs og forstöðumaður safna fóru yfir þá kosti sem eru í stöðunni varðandi möguleg áhrif á rekstur og starfsemi málaflokks 05 vegna aðkomu sveitarfélagsins.

Freyr Antonsson kom inn á fundinn sem gestur kl. 14:30.

Björk Hólm vék af fundi kl.14:47.
Gísli Bjarnason vék af fundi kl. 14:47.
Freyr Antonsson vék af fundi kl. 14:47.

Byggðaráð samþykkir samhljóða með 2 atkvæðum að farið verði í formlegar viðræður við stjórn Menningarfélagsins Bergs ses að Dalvíkurbyggð taki yfir rekstur Menningarhússins Bergs. Byggðaráð felur sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs og sveitarstjóra, nú tímabundið sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs, að óska eftir fundi við stjórn Bergs um ofangreint. Freyr Antonsson tekur ekki þátt í atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis en tók þátt í umfjöllun að hluta sem gestur."

Með fundarboði byggðráðs fylgdi fundargerð frá fundi sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs og sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs fyrir hönd Dalvíkurbyggðar með formanni stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses og Helgu Kristínu Sæbjörnsdóttur, framkvæmdastjóra. Fundurinn var haldinn 21. september sl. Á fundindum var farið yfir tillögur stjórnar Bergs að framtíðarfyrirkomulagi á rekstri hússins, ýmis gögn og upplýsingar sem liggja fyrir og/eða þarf að afla og næstu skref.

Undir þessum lið komu á fund byggðaráðs Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna, og Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu- og menningarsviðs, kl. 13:15.
Freyr Antonsson vék af fundi undir þessum lið kl. 13:15 vegna vanhæfis. Freyr Antonsson, formaður stjórnar Menningarfélgsins Berg ses, kom inn á fundinn undir þessum lið kl. 13:15.

Á 1039. fundi byggðaráðs þann 27. septmeber sl. var meðal annars eftirfarandi bókað:
"Með fundarboði byggðráðs fylgdi fundargerð frá fundi sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs og sviðsstjóra fjármála- og stjórnsýslusviðs fyrir hönd Dalvíkurbyggðar með formanni stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses og Helgu Kristínu Sæbjörnsdóttur, framkvæmdastjóra. Fundurinn var haldinn 21. september sl. Á fundindum var farið yfir tillögur stjórnar Bergs að framtíðarfyrirkomulagi á rekstri hússins, ýmis gögn og upplýsingar sem liggja fyrir og/eða þarf að afla og næstu skref. Lagt fram til kynningar".

Tekið fyrir minnisblað frá sviðsstjórum fræðslu- og menningnarsviðs og fjármála- og stjórnsýslusviðs þar sem farið er yfir vinnufundi 9. nóvember sl. og 15 nóvember sl. ásamt forstöðumanni safna. Í minnisblaðinu er gert grein fyrir í 8 liðum forsendum að fyrirkomulagi reksturs á Menningarhúsinu Bergi miðað við að sveitarfélagið taki yfir reksturinn frá og með 1.1.2023.

Til umræðu ofangreint.

Björk, Gísli og Freyr viku af fundi kl. 13:51.

Björk Hólm Þorsteinsdóttir, forstöðumaður safna og Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu - og menningarsviðs, fóru yfir mögulegar breytingar á framtíðarfyrirkomulagi á rekstri Menningarhússins Berg.

Freyr Antonsson vék af fundi undir þessum lið kl. 15:31 vegna vanhæfis.

Á 1048. fundi byggðaráðs þann 17. nóvember sl. var m.a. samþykkt að leggja til við sveitarstjórn að Dalvíkurbyggð semji um yfirtöku reksturs Menningarhússins Bergs frá og með 1.1.2023 á grundvelli fyrirliggjandi minnisblaðs og með fyrirvara um umfjöllun og afgreiðslu stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses.

Með fundarboði byggðaráðs fylgdi rafpóstur dagsettur þann 22. nóvember sl. frá formanni stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses., Frey Antonssyni, þar sem meðfylgjandi er fundargerð stjórnar frá 21. nóvember sl. og tillaga að breytingu á skipulagsskrá vegna yfirfærslu reksturs Menningarhúss til Dalvíkurbyggðar. Eftirfarandi kemur fram í fundargerð stjórnar:

1.
Á fundi stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses var farið yfir minnisblað í 8 liðum sem var tekið fyrir á fundi byggðaráðs þann 17. nóvember s.l. og varðar framtíðarskipulag á rekstri Menningarhússins Bergs. Samkvæmt bókun stjórnar þá þarf að skýra hvernig samið verður um greiðslu fyrir búnað og tæki í eigu Menningarfélagsins Bergs ses. Stjórnin leggur til að miðað verði við eignfærða stöðu 31. desember 2022 og að eftir á eigi hvorugur aðili frekara tilkall til eigna. Stjórn Menningarfélagsins Bergs ses samþykkir minnisblaðið en lítur svo á að rekstur veitingasölu eftir áramót sé óviðkomandi samkomulagi um yfirtöku Dalvíkurbyggðar á rekstri Menningarhússins Bergs.

2.
Stjórn menningarfélagsins leggur til að gerður verði sérstakur samningur um rekstur veitingasölu í Menningarhúsinu Bergi frá og með 1. janúar 2023 fram að því að búið verður að finna nýjan rekstraraðila.

3.
Farið yfir skipulagsskrá Mennigarfélagsins Bergs ses og gerð tillaga að nauðsynlegum breytingum á henni. Boðað verður til fundar með stofnaðilum 7. desember 2022 til að fá nýja skipulagsskrá samþykkta. Fundarboði mun fylgja tillaga að nýrri skipulagsskrá sem og fundargerðir síðustu tveggja stjórnarfunda Menningarfélagsins Bergs ses.

Stjórn Menningarfélagsins Bergs ses óskar eftir að ofangreindar athugasemdir séu teknar fyrir á byggðaráðsfundi og til staðfestingar í sveitarstjórn.

Á 1048. og 1049. fundi byggðaráðs þann 17. og 24. nóvember sl. var til umfjöllunar framtíðarfyrirkomulag á rekstri og framtíðarfyrirkomulagi vegna Menningarhússins Bergs.
a) Byggðaráð samþykkti samhljóða með 2 atkvæðum að leggja til við sveitarstjórn að Dalvíkurbyggð semji um yfirtöku reksturs Menningarhússins Bergs frá og með 1.1.2023 á grundvelli fyrirliggjandi minnisblaðs og með fyrirvara um umfjöllun og afgreiðslu stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses.
b) Á fundi byggðaráðs þann 24. nóvember sl. kom fram að stjórn Menningarfélagsins Bergs muni boða til fundar með stofnaðilum 7. desember nk. til að fá nýja skipulagsskrá samþykkta.

Freyr Antonsson vék af fundi undir þessum lið kl. 13:47 vegna vanhæfis.

a) Með fundarboði byggðaráðs fylgdi rafpóstur frá framkvæmdastjóra Menningarfélagsins Berg ses, dagsettur þann 7. desember sl, þar sem meðfylgjandi eru fundargerð frá aukafundi stjórnar og stofnfulltrúa frá 6. desember og uppfærðar tillögur að breytingum á Skipulagsskrá Menningarfélagsins Bergs ses sem gerðar voru á sama fundi.
b) Frá sviðsstjóra fræðslu- og menningarsviðs; Drög að starfslýsingu fyrir starf verkefnastjóra menningarhúss ásamt launasetningu fyrir starfið - unnið með launafulltrúa.
c) Samningsdrög á milli Dalvíkurbyggðar og Menningarfélags Bergs ses vegna yfirfærslu á rekstrinum um áramót til Dalvíkurbyggðar. Á fundinum voru gerðar nokkrar tillögur að breytingum.

Gísli Bjarnason vék af fundi kl.14:14.

Á 1052. fundi byggðaráðs þann 15. desember sl. var meðal annars eftirfarandi bókað:
"c) Samningsdrög á milli Dalvíkurbyggðar og Menningarfélags Bergs ses vegna yfirfærslu á rekstrinum um áramót til Dalvíkurbyggðar. Á fundinum voru gerðar nokkrar tillögur að breytingum. Gísli Bjarnason vék af fundi kl.14:14. c) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 2 atkvæðum að meðfylgjandi drög fari fyrir stjórn Menningarfélagsins Bergs ses með þeim breytingum sem gerðar voru á fundinum. Freyr tekur ekki þátt í atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis."

Fyrir liggur rafpóstur frá 20. desember sl. frá stjórn Menningarfélagsins Bergs ses ásamt fundargerð stjórnar frá 19. desember sl. þar sem fram kemur eftirfarandi bókun um samningsdrögin:
2. Samningur um yfirfærslu á rekstri Menningarhússins Bergs frá Menningarfélaginu Bergi ses til Dalvíkurbyggðar.

Fyrir fundinum lágu drög að yfirtökusamningi sem voru samþykkt á fundi byggðaráðs þann 15. desember s.l. Stjórnin samþykkir drögin með þeim fyrirvara að nauðsynlegt er að í samningnum komi fram að Dalvíkurbyggð tekur yfir greiðslur á stefgjöldum, leyfi fyrir posa, kassakerfi, línuleigu, heilbrigðiseftirlitsgjald og annan fastan kostnað er varðar veitingaleyfið.

Freyr Antonsson vék af fundi undir þessum lið vegna vanhæfis kl. 13:15.

Á 353. fundi sveitarstjórnar þann 20. desember sl. var eftirfarandi bókað:
"Á 1052. fundi byggðaráðs þann 15. desember sl. var meðal annars eftirfarandi bókað: c) Samningsdrög á milli Dalvíkurbyggðar og Menningarfélags Bergs ses vegna yfirfærslu á rekstrinum um áramót til Dalvíkurbyggðar. Á fundinum voru gerðar nokkrar tillögur að breytingum. Gísli Bjarnason vék af fundi kl.14:14. c) Byggðaráð samþykkir samhljóða með 2 atkvæðum að meðfylgjandi drög fari fyrir stjórn Menningarfélagsins Bergs ses með þeim breytingum sem gerðar voru á fundinum. Freyr tekur ekki þátt í atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis. Fyrir liggur rafpóstur frá 20. desember sl. frá stjórn Menningarfélagsins Bergs ses ásamt fundargerð stjórnar frá 19. desember sl. þar sem fram kemur eftirfarandi bókun um samningsdrögin: 2. Samningur um yfirfærslu á rekstri Menningarhússins Bergs frá Menningarfélaginu Bergi ses til Dalvíkurbyggðar. Fyrir fundinum lágu drög að yfirtökusamningi sem voru samþykkt á fundi byggðaráðs þann 15. desember s.l. Stjórnin samþykkir drögin með þeim fyrirvara að nauðsynlegt er að í samningnum komi fram að Dalvíkurbyggð tekur yfir greiðslur á stefgjöldum, leyfi fyrir posa, kassakerfi, línuleigu, heilbrigðiseftirlitsgjald og annan fastan kostnað er varðar veitingaleyfið.Til máls tók: Freyr Antonsson sem gerði grein fyrir vanhæfi sínu hvað þennan lið varðar og vék af fundi við umfjöllun og afgreiðslu kl. 17:11. Lilja Guðnadóttir, 1. varaforseti, tók við fundarstjórn. Fleiri tóku ekki til máls. Sveitarstjórn samþykkir samhljóða með 6 atkvæðum fyrirliggjandi samningsdrög með þeim fyrirvörum sem tilgreindir eru í bókun stjórnar Menningarfélagsins Bergs ses. Freyr Antonsson tekur ekki þátt í umfjöllun og atkvæðagreiðslu vegna vanhæfis."

Með fundarboði fylgdu uppfærð samningsdrög í samræmi við ofangreinda bókun og afgreiðslu sveitarstjórnar.

Gísli Bjarnason, sviðsstjóri fræðslu - og menningarsviðs og Björk Hólm Þorteinsdóttir, forstöðumaður safna og framkvæmdastjóri Menningarhússins Bergs, fóru yfir hvernig staðan er á vinnu við yfirfærslu á Menningarhúsi til Dalvíkurbyggðar og næstu skref.